Tổ chức sự kiện trọn gói giúp bạn không còn phải lo lắng về bất kỳ khâu nào trong quá trình tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức sẽ thay bạn thực hiện tất cả các công việc, từ lên ý tưởng, lập kế hoạch đến tổ chức sự kiện.
1. Tổ chức sự kiện trọn gói gồm những hạng mục gì
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm đầy đủ các hạng mục cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Dưới đây là chi tiết các hạng mục chính:
Lập kế hoạch và ý tưởng: Công ty tổ chức sự kiện trọn gói sẽ làm việc cùng bạn để xác định mục tiêu, thông điệp, loại hình, quy mô, ngân sách, kế hoạch tổ chức và ý tưởng sự kiện.
Địa điểm tổ chức: Đơn vị tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Và thực hiện các hoạt động đàm phán, ký hợp đồng để sự kiện diễn ra trong địa điểm phù hợp và đáp ứng được tất cả các yêu cầu.
Giấy phép tổ chức: Bạn không cần lo lắng về giấy phép tổ chức vì đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói sẽ chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ cho bạn, đồng thời theo dõi tiến độ để đảm bảo rằng quá trình này được hoàn thành một cách suôn sẻ.
F&B: Công ty tổ chức sự kiện trọn gói sẽ lựa chọn nhà cung cấp, lên thực đơn phù hợp, điều phối quá trình chuẩn bị và phục vụ F&B trong sự kiện.
Dàn dựng và trang trí: Công ty tổ chức sự kiện trọn gói sẽ tạo nên đề xuất và thiết kế không gian sự kiện như: Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí,… dựa trên concept của sự kiện.
Nhân sự: Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bạn có thể hoàn toàn an tâm về công tác nhân sự. Với đội ngũ nhân lực chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm, mọi khâu trong sự kiện đều được tổ chức, quản lý và giám sát chặt chẽ. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ về MC, PG/PB…
2. Lợi ích khi tổ chức sự kiện trọn gói
Tổ chức sự kiện trọn gói mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa quy trình tổ chức và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
2.1 Tiết kiệm thời gian, công sức
Quy trình tổ chức sự kiện rất phức tạp, bao gồm nhiều khâu chuẩn bị từ ý tưởng, kế hoạch, địa điểm, chương trình, nhân sự,… Bằng việc lựa chọn công ty tổ chức sự kiện trọn gói, họ sẽ giúp bạn chuẩn bị từ A đến Z, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Nhờ vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian, công sức và tập trung vào những công việc quan trọng khác
2.2 Đảm bảo sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp
Doanh nghiệp sẽ được tư vấn và lên kế hoạch cho sự kiện bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện trọn gói. Nhờ vậy mọi khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách chuyên nghiệp, từ khâu lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đến việc chuẩn bị hậu cần và điều phối các hoạt động.
2.3 Kiểm soát chi phí hiệu quả
Chi phí là yếu tố quan trọng hàng đầu khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, việc tự tổ chức sự kiện có thể dẫn đến phát sinh chi phí ngoài dự kiến do thiếu kinh nghiệm. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn các công ty tổ chức sự kiện trọn gói. Họ cung cấp bảng báo giá chi tiết cho từng hạng mục với số lượng và đơn giá cụ thể, giúp bạn dễ dàng kiểm soát chi phí hiệu quả.
3. Yếu tố đánh giá công ty tổ chức sự kiện trọn gói
Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện trọn gói uy tín là chìa khóa để đảm bảo sự thành công cho sự kiện của bạn. Dưới đây là 3 yếu tố cần xem xét khi đánh giá công ty tổ chức sự kiện trọn gói:
3.1 Kinh nghiệm
Kinh nghiệm là yếu tố tiên quyết khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện trọn gói. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá kinh nghiệm của công ty:
- Số năm hoạt động: Công ty có kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ cho bạn sự an tâm về độ tin cậy và chuyên nghiệp.
- Số lượng, quy mô sự kiện đã tổ chức: Tham khảo số lượng và quy mô các sự kiện mà công ty đã thực hiện để đánh giá năng lực và khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn.
- Lĩnh vực liên quan: Lựa chọn công ty có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong lĩnh vực liên quan để đảm bảo sự hiểu biết chuyên sâu và ý tưởng sáng tạo phù hợp.
3.2 Thế mạnh
Mỗi công ty tổ chức sự kiện trọn gói đều có những thế mạnh riêng. Hãy xác định điểm mạnh của công ty và đánh giá mức độ phù hợp với nhu cầu của bạn. Một số thế mạnh thường thấy bao gồm:
- Loại hình sự kiện: Lựa chọn công ty có chuyên môn trong loại hình sự kiện mà bạn muốn tổ chức (hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm, team building,…)
- Khả năng sáng tạo: Đánh giá khả năng sáng tạo qua các ý tưởng, concept, thiết kế mà họ đề xuất.
- Khả năng đáp ứng nhu cầu: Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn như: quy mô sự kiện, ngân sách, địa điểm, thời gian, dịch vụ.
- Khả năng cung cấp dịch vụ trọn gói: Đánh giá khả năng cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho sự kiện như: Thiết bị, âm thanh ánh sáng, catering, nhân sự,…
3.3 Mức giá
Yếu tố chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ lưỡng giữa giá cả và chất lượng dịch vụ.
- So sánh giá cả của các công ty khác nhau: Tham khảo báo giá từ nhiều nhà cung cấp để có được mức giá hợp lý nhất.
- Phân tích các hạng mục dịch vụ: Xác định rõ các hạng mục dịch vụ bao gồm trong gói giá và yêu cầu cung cấp báo giá chi tiết.
- Lựa chọn mức giá phù hợp với ngân sách: Nên lựa chọn mức giá phù hợp với ngân sách nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
4. Chi phí tổ chức sự kiện chọn gói
Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:
- Loại hình sự kiện: Mỗi loại hình sự kiện sẽ có những yêu cầu riêng về quy mô, địa điểm, chương trình,… dẫn đến sự khác biệt về chi phí.
- Quy mô sự kiện: Số lượng khách mời, quy mô sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê địa điểm, trang thiết bị, nhân sự,…
- Thời gian và địa điểm tổ chức: Chi phí tổ chức sự kiện vào mùa cao điểm, ngày cuối tuần, tại các địa điểm trung tâm thành phố thường cao hơn so với tổ chức vào những ngày thường hoặc tại các địa điểm ngoại ô.
- Nội dung chương trình: Các tiết mục biểu diễn, hoạt động giải trí, dịch vụ ăn uống,… càng đa dạng và cao cấp, chi phí sẽ càng cao.
- Nhà cung cấp dịch vụ: Mức giá của các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ có sự khác biệt nhất định. Doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có báo giá phù hợp với ngân sách.
Tổ chức sự kiện trọn gói mang đến cho doanh nghiệp giải pháp để tối ưu thời gian, nguồn lực, chi phí. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Bees Travel tự tin mang đến cho quý khách hàng dịch vụ uy tín, chất lượng, đáp ứng mọi nhu cầu.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cho doanh nghiệp:
- Địa chỉ: 17 Trương Hoàng Thanh, phường 12, quận Tân Bình, TPHCM
- Hotline: 028 6650 1068
- Website: https://beestravel.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/WeAreBeesTravel
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCqAyni7wBZd5PI5f7QFrsbg
- TikTok: https://www.tiktok.com/@beestravel.com.vn
