Công ty sự kiện có thể giúp bạn tổ chức một chương trình ấn tượng, nhưng tự tổ chức cũng mang đến nhiều lợi ích. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng lựa chọn, và những lưu ý khi lựa chọn đối tác tổ chức event.
1. Nên thuê công ty sự kiện hay tự tổ chức event?
1.1. Ưu điểm công ty sự kiện
Thuê một công ty sự kiện chuyên nghiệp mang đến rất nhiều lợi ích, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện với quy mô lớn, yêu cầu tính chuyên môn cao.
Tiết kiệm thời gian và công sức:
Khi hợp tác với một công ty sự kiện, doanh nghiệp sẽ giảm bớt áp lực trong việc tổ chức. Họ sẽ đảm nhận toàn bộ các công đoạn từ tư vấn, lên ý tưởng, lập kế hoạch, xây dựng kịch bản cho đến triển khai sự kiện.
Đội ngũ chuyên môn cao:
Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, đã tổ chức nhiều loại hình sự kiện, công ty sự kiện sẽ đảm bảo mang đến cho những chương trình chuyên nghiệp đồng thời hạn chế rủi ro trong quá trình tổ chức.
Ý tưởng sáng tạo:
Đội ngũ tổ chức sẽ đưa ra những ý tưởng sự kiện độc đáo, phù hợp với mục tiêu và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
1.2. Ưu điểm tự tổ chức event
Tuy thuê công ty sự kiện là một lựa chọn lý tưởng, nhưng việc tự tổ chức event cũng mang lại nhiều lợi ích nhất định, đặc biệt đối với các sự kiện nhỏ hoặc khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí.
Kiểm soát toàn bộ quá trình: Tự tổ chức cho phép doanh nghiệp tham gia trực tiếp vào mọi khâu, từ lập kế hoạch đến triển khai, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng với mong muốn ban đầu.
Tiết kiệm ngân sách: Với nguồn lực sẵn có, như nhân sự nội bộ và địa điểm tổ chức, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí cho một số hạng mục.
1.3. So sánh
Để dễ dàng đưa ra quyết định, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:
| Thuê công ty sự kiện | Tự tổ chức event | |
| Chi phí | Chi phí cao nhưng đảm bảo hiệu quả | Tiết kiếm nếu có thể tận dụng nguồn lực có sẵn |
| Chất lượng | Chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm tổ chức và hạn chế rủi ro | Phụ thuộc vào kinh nghiệm của nội bộ |
| Thời gian | Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp | Tốn nhiều thời gian để quản lý toàn bộ quá trình tổ chức |
| Quy mô | Các sự kiện lớn, quan trọng và cần sự chỉnh chu và chuyên nghiệp | Các sự kiện nhỏ, tổ chức đơn giản |
2. Các dịch vụ công ty sự kiện cung cấp
2.1. Tư vấn và lập kế hoạch
Công ty sự kiện sẽ tìm hiểu kỹ nhu cầu, mục tiêu của khách hàng để đưa ra những giải pháp phù hợp nhất. Họ sẽ phân tích về đối tượng tham dự, thông điệp muốn truyền tải, và loại hình sự kiện để xây dựng kế hoạch cụ thể.
Bên cạnh đó, công ty sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc dự toán ngân sách và đảm bảo không vượt quá chi phí dự kiến. Tư vấn lựa chọn địa điểm cũng là một phần không thể thiếu, đội ngũ nhân sự sẽ đưa ra gợi ý dựa trên quy mô, thể loại và mục tiêu của sự kiện. Ngoài ra, kế hoạch tổ chức event sẽ được chia nhỏ thành các mốc thời gian cụ thể, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tiến độ.
2.2. Xây dựng concept
Công ty sự kiện sẽ thiết kế concept chủ đạo, từ phong cách trang trí, màu sắc, đến các điểm nhấn chính trong chương trình. Họ cũng đảm bảo rằng các yếu tố thương hiệu của doanh nghiệp, như logo, thông điệp và giá trị cốt lõi, được tích hợp một cách tinh tế vào sự kiện.
Ngoài ra, họ còn lồng ghép concept thông qua các yếu tố như sân khấu, trang phục, kịch bản chương trình. Điều này giúp sự kiện trở nên thống nhất và truyền tải được thông điệp đến người tham dự.
2.3. Thi công và setup sự kiện
Công việc này bao gồm dàn dựng sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, và chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật như màn hình LED, máy chiếu và bố trí không gian sự kiện như: bàn ghế, backdrop, standee, hoa tươi, quà tặng,…
Trước khi sự kiện diễn ra, đội ngũ kỹ thuật sẽ kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo không xảy ra sự cố. Điều này giúp sự kiện hạn chế các vấn đề phát sinh như âm thanh không rõ, ánh sáng không đủ hoặc các thiết bị bị lỗi.
2.4. Điều phối sự kiện
Công ty sự kiện sẽ quản lý đội ngũ nhân sự, từ MC, kỹ thuật viên, đến các supporter khi sự kiện tổ chức. Họ sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí, đảm bảo không có sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Đặc biệt, công ty sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát thời gian của từng hoạt động theo agenda chương trình.
Khi có các tình huống bất ngờ xảy ra, chẳng hạn như vấn đề thời tiết, sự cố kỹ thuật, hoặc yêu cầu đột xuất từ khách hàng, đội ngũ điều phối sẽ xử lý một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng.
3. Các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn công ty sự kiện
3.1. Kinh nghiệm tổ chức
Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng khi đánh giá một công ty sự kiện. Những đơn vị có nhiều năm hoạt động thường sẽ nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện. Và đó cũng là yếu tố quyết định khả năng sáng tạo của công ty, vì họ đã có kinh nghiệp tiếp xúc với nhiều loại hình sự kiện và biết cách xây dựng sự kiện sao cho phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.
Ngoài ra, bạn nên tìm hiểu cụ thể các sự kiện mà công ty đã thực hiện trước đây. Họ đã từng tổ chức những chương trình tương tự với yêu cầu của bạn chưa? Danh sách khách hàng, các dự án tiêu biểu của công ty sẽ là cơ sở để đánh giá năng lực thực tế.
3.2. Đội ngũ nhân sự
Đội ngũ nhân sự sẽ là những người trực tiếp làm việc với doanh nghiệp để hiểu rõ nhu cầu, từ đó đề xuất các ý tưởng và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.
Một công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ có cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân sự. Khi lựa chọn đơn vị tổ chức nên ưu tiên chọn những công ty có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và năng lực xử lý tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức event.
3.3. Dịch vụ cung cấp
Một công ty sự kiện thường sẽ cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói từ lên kế hoạch, thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng đến quản lý sự kiện. Trong quá trình lựa chọn, doanh nghiệp nên xem qua các dịch vụ mà đơn vị cung cấp để đảm bảo rằng họ có thể đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp.
Bên cạnh dịch vụ trọn gói, nhiều công ty còn cung cấp các dịch vụ riêng lẻ như âm thanh, ánh sáng, setup sự kiện, thuê thiết bị, supporter, và các dịch vụ khác. Điều này giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn các dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
3.4. Đánh giá từ khách hàng
Đánh giá từ khách hàng là yếu tố mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn công ty sự kiện. Những phản hồi thực tế về chất lượng dịch vụ, thái độ làm việc, và mức độ chuyên nghiệp sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về năng lực của đối tác. Việc này có thể kiểm tra bằng cách tham khảo ý kiến từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ qua các kênh như website, mạng xã hội, hoặc những trang đánh giá uy tín.
4. Bees Travel – Công ty sự kiện chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức event, Bees Travel không ngừng đổi mới để đáp ứng các xu hướng và nhu cầu đa dạng từ khách hàng. Chúng tôi chuyên tổ chức nhiều loại hình sự kiện, từ team building, family day, sport day, gala dinner, đến các tiệc tất niên và hội họp cho doanh nghiệp.
Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cùng với quy trình làm việc bài bản, Bees Travel không chỉ tổ chức sự kiện mà còn tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ và đầy cảm xúc. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
- Địa chỉ: 17 Trương Hoàng Thanh, phường 12, quận Tân Bình, TPHCM
- Hotline: 028 6650 1068
- Website: https://beestravel.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/WeAreBeesTravel
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCqAyni7wBZd5PI5f7QFrsbg
- TikTok: https://www.tiktok.com/@beestravel.com.vn
