Chương trình team building là một hoạt động hiệu quả để nâng cao tinh thần đoàn kết, gắn kết và rèn luyện kỹ năng cho nhân viên. Tuy nhiên, để tổ chức một chương trình team building thành công, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lên kế hoạch chi tiết.
1. Giới thiệu về chương trình team building
Chương trình team building là một chuỗi các hoạt động được tổ chức nhằm mục đích xây dựng tinh thần đồng đội, gắn kết các thành viên trong một tập thể. Các hoạt động này thường kết hợp giữa vui chơi giải trí và rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, giúp các thành viên hiểu rõ nhau hơn, tin tưởng lẫn nhau hơn và phối hợp hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu chung.
Lợi ích của team building:
- Tăng cường tinh thần đồng đội: Các hoạt động team building giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ nhau hơn, tin tưởng lẫn nhau hơn và sẵn sàng hỗ trợ nhau cùng tiến bộ.
- Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm: Các hoạt động team building thường đòi hỏi các thành viên phải phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ, từ đó giúp họ rèn luyện kỹ năng giao tiếp, hợp tác và giải quyết vấn đề.
- Tăng cường động lực làm việc: Các hoạt động team building giúp tạo bầu không khí vui vẻ, thoải mái, giúp các thành viên giải tỏa căng thẳng và lấy lại động lực làm việc.
- Phát triển văn hóa doanh nghiệp: Các hoạt động team building giúp truyền tải thông điệp văn hóa của doanh nghiệp đến các nhân viên, tạo dựng môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.
Xem thêm: Team Building – bí quyết xây dựng đội nhóm hiệu quả
2. Lên kế hoạch cho chương trình team building
Để tổ chức một chương trình team building thành công, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch chi tiết bao gồm các bước sau:
2.1 Tìm hiểu về đội ngũ và môi trường làm việc
Để lên kế hoạch cho chương trình team building hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu kỹ về đội ngũ nhân viên và môi trường làm việc của họ. Việc này giúp bạn nắm bắt được những thông tin quan trọng như:
- Cấu trúc đội ngũ: Số lượng nhân viên, tỷ lệ theo giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, vị trí công việc,…
- Nhu cầu và mong muốn của nhân viên: Sở thích chung, mong muốn được tham gia các hoạt động nào, mong muốn đạt được điều gì từ chương trình team building,…
- Môi trường làm việc: Văn hóa công ty, tinh thần làm việc chung, mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm,…
- Những điểm mạnh và điểm yếu của tập thể: Kỹ năng làm việc nhóm, khả năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề,…
2.2 Xác định mục tiêu và kế hoạch cho chương trình
2.2.1 Xác định mục tiêu
Mục tiêu là yếu tố then chốt quyết định thành công của chương trình team building. Mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng, đo lường được và phù hợp với thực tế của đội ngũ và tổ chức. Một số ví dụ về mục tiêu team building phổ biến:
- Tăng cường sự gắn kết tập thể: Giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, tin tưởng nhau hơn và phối hợp hiệu quả hơn trong công việc.
- Nâng cao tinh thần làm việc: Tạo động lực cho nhân viên, giúp họ cảm thấy hứng thú và gắn bó hơn với công việc.
- Phát triển kỹ năng mềm: Giúp nhân viên rèn luyện các kỹ năng cần thiết như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề,…
- Giải trí và thư giãn: Giúp nhân viên xả stress, giải tỏa căng thẳng và tạo bầu không khí vui vẻ, thoải mái.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đặt ra những mục tiêu cụ thể hơn cho từng nhóm nhân viên hoặc từng cá nhân tham gia chương trình.
2.2.2 Lập kế hoạch
Sau khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch cần bao gồm các yếu tố sau:
- Các hoạt động: Lựa chọn những hoạt động phù hợp với mục tiêu, sở thích và năng lực của đa số thành viên. Đảm bảo các hoạt động an toàn, bổ ích và phù hợp.
- Địa điểm: Lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình team building phù hợp với mục tiêu, ngân sách và số lượng người tham gia. Một số địa điểm phổ biến để tổ chức team building như: khu du lịch, khu nghỉ dưỡng, công ty, …
- Thời gian: Xác định thời gian phù hợp cho chương trình team building, đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên.
- Ngân sách: Dự trù ngân sách cho chương trình bao gồm chi phí cho các hoạt động, địa điểm, di chuyển, ăn uống, lưu trú,…
- Nhân sự: Xác định nhân sự tham gia tổ chức và hỗ trợ chương trình team building.
2.3. Lập lịch trình team building
Lập lịch trình Team building là bước quan trọng để đảm bảo chương trình team building diễn ra thành công, suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Lịch trình team building cần bao gồm các yếu tố sau:
2.3.1 Phân tích yếu tố thời gian và địa điểm
- Thời gian:
- Lựa chọn thời điểm phù hợp với lịch làm việc của đa số thành viên tham gia.
- Xác định thời lượng chương trình phù hợp với mục tiêu và ngân sách. Thông thường, chương trình team building nên diễn ra trong khoảng 1 – 2 ngày.
- Lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động, đảm bảo có đủ thời gian thực hiện mà không quá gấp gáp hay kéo dài.
- Địa điểm:
- Lựa chọn địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển của đa số thành viên tham gia. Nên ưu tiên những địa điểm có giao thông thuận lợi, dễ dàng di chuyển bằng phương tiện công cộng hoặc xe riêng.
- Xác định địa điểm phù hợp với các hoạt động team building được lên kế hoạch. Ví dụ, nếu tổ chức các trò chơi vận động ngoài trời thì cần chọn địa điểm có không gian rộng rãi, thoáng mát.
- Đảm bảo địa điểm có đầy đủ tiện nghi cần thiết cho sinh hoạt, ăn uống và nghỉ ngơi của người tham gia.
- Tham khảo các dịch vụ tổ chức team building chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ lựa chọn địa điểm phù hợp.
2.3.2 Xác định hoạt động phù hợp với mục tiêu và người tham gia
- Phân loại hoạt động team building:
- Hoạt động vận động: Tăng cường sức khỏe, thể chất, tinh thần đồng đội (leo núi, chèo thuyền kayak,…)
- Hoạt động giải trí: Giảm căng thẳng, gắn kết tinh thần (nấu ăn, vẽ tranh tập thể, flashmob,…)
- Hoạt động rèn luyện kỹ năng: Phát triển kỹ năng lãnh đạo, giải quyết vấn đề (trò chơi đóng vai, giải mật thư,…)
- Lựa chọn hoạt động phù hợp với mục tiêu:
- Xác định mục tiêu cụ thể cho chương trình team building (tăng cường tinh thần đồng đội, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm,…)
- Lựa chọn những hoạt động phù hợp với mục tiêu đã đề ra để đạt hiệu quả cao nhất.
- Lựa chọn hoạt động phù hợp với người tham gia:
- Cân nhắc sở thích, khả năng và độ tuổi của người tham gia khi lựa chọn hoạt động.
- Tránh tổ chức những hoạt động quá nguy hiểm hoặc đòi hỏi thể lực cao nếu có thành viên không phù hợp.
- Đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia và tận hưởng các hoạt động team building một cách vui vẻ.
2.3.3 Lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình team building
- Lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động:
- Xác định mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, dụng cụ cần thiết cho từng hoạt động.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm.
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, kịch bản cho các hoạt động.
- Sắp xếp lịch trình team building hợp lý:
- Lịch trình team building nên được xếp xen kẽ các hoạt động vận động và giải trí để tránh gây nhàm chán cho người tham gia.
- Dành thời gian cho các hoạt động giao lưu, chia sẻ và thư giãn.
- Lịch trình team building phải đảm bảo đủ thời gian di chuyển giữa các địa điểm.
- Dự trù các tình huống phát sinh:
- Chuẩn bị phương án dự phòng cho trường hợp thời tiết xấu hoặc có sự thay đổi về số lượng người tham gia.
- Có kế hoạch xử lý các tình huống tai nạn, chấn thương có thể xảy ra.
3. Chi phí tổ chức team building
Để tổ chức một chương trình Team Building thành công, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về mặt chi phí tổ chức team building. Dưới đây là một số loại chi phí phổ biến cần lưu ý:
3.1 Các loại chi phí tổ chức team building
- Chi phí thuê địa điểm: Bao gồm phí thuê địa điểm tổ chức các hoạt động team building. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô chương trình, thời gian tổ chức và loại hình địa điểm bạn lựa chọn (khu nghỉ dưỡng, khu du lịch, v.v.).
- Chi phí di chuyển: Bao gồm chi phí thuê xe, xăng xe, vé máy bay,… để di chuyển đến địa điểm tổ chức chương trình. Chi phí tổ chức team building này sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham gia, địa điểm tổ chức và phương tiện di chuyển được lựa chọn.
- Chi phí ăn uống: Bao gồm chi phí cho các bữa ăn trong suốt chương trình team building. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham gia, thực đơn được lựa chọn và địa điểm tổ chức.
- Chi phí lưu trú: Bao gồm chi phí thuê phòng khách sạn hoặc nhà nghỉ cho những người tham gia lưu trú qua đêm. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham gia, loại phòng và địa điểm tổ chức.
- Chi phí hoạt động: Bao gồm chi phí cho các hoạt động team building như trò chơi, teambuilding, huấn luyện,… Chi phí này sẽ phụ thuộc vào loại hình hoạt động, số lượng người tham gia và nhà cung cấp dịch vụ.
- Chi phí quà tặng: Bao gồm chi phí cho những phần quà lưu niệm dành cho người tham gia chương trình. Chi phí này có thể tùy thuộc vào ngân sách và mục đích của chương trình.
- Chi phí nhân sự: Bao gồm chi phí cho nhân viên tổ chức, hướng dẫn viên, MC,… Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô chương trình và yêu cầu về dịch vụ.
3.2 Cách thiết lập ngân sách chương trình
Để thiết lập ngân sách cho chương trình team building, cần thực hiện các bước sau:
- Xác định mục tiêu và phạm vi của chương trình: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của chương trình team building là gì (nâng cao tinh thần đoàn kết, rèn luyện kỹ năng, giải quyết vấn đề nội bộ,…), số lượng người tham gia, thời gian tổ chức và địa điểm tổ chức.
- Dự trù các khoản chi phí cho từng hạng mục: Dựa vào mục tiêu và phạm vi của chương trình team building, cần dự trù chi tiết các khoản chi phí cho từng hạng mục như đã nêu ở trên.
- Thêm khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh: Luôn có những khoản chi phí tổ chức team building phát sinh trong quá trình tổ chức chương trình team building, do đó cần thêm khoản dự phòng khoảng 10-15% vào tổng ngân sách để đảm bảo có thể chi trả cho những khoản chi phí này.
- Xin cấp ngân sách từ ban lãnh đạo doanh nghiệp: Sau khi đã có kế hoạch ngân sách chi tiết, cần trình bày cho ban lãnh đạo doanh nghiệp để xin cấp ngân sách cho chương trình team building.
4. Lưu ý khi tổ chức chương trình team building
Để đảm bảo chương trình team building diễn ra thành công và hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
4.1 Lựa chọn công ty tổ chức team building uy tín
- Có kinh nghiệm tổ chức các chương trình team building thành công: Ưu tiên lựa chọn những công ty có bề dày kinh nghiệm trong việc tổ chức các chương trình team building với nhiều chủ đề, quy mô khác nhau. Tham khảo các dự án trước đây của công ty để đánh giá năng lực và uy tín của họ.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình: Đảm bảo công ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao, am hiểu về các hoạt động team building và có khả năng truyền cảm hứng cho người tham gia.
- Cung cấp dịch vụ đa dạng và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp: Lựa chọn công ty có thể cung cấp đa dạng các dịch vụ team building, từ lên kế hoạch, tổ chức đến hậu cần, đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp.
4.2 Chuẩn bị chương trình team building kỹ lưỡng
- Lập kế hoạch và lịch trình team building chi tiết: Xác định rõ mục tiêu, thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia, ngân sách, hoạt động team building phù hợp,… Lập kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục, bao gồm thời gian cụ thể cho từng hoạt động, phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân/nhóm,…
- Chuẩn bị đầy đủ vật liệu cần thiết: Dựa vào kế hoạch đã lập, chuẩn bị đầy đủ các vật liệu cần thiết cho các hoạt động team building như dụng cụ trò chơi, trang phục, quà tặng,… Đảm bảo vật liệu đầy đủ, chất lượng tốt và phù hợp với mục đích sử dụng.
- Thông báo chương trình team building đến nhân viên và thu thập ý kiến phản hồi: Thông báo đầy đủ thông tin về chương trình team building cho nhân viên như mục tiêu, thời gian, địa điểm, hoạt động,… Khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý kiến để chương trình được tổ chức hiệu quả và phù hợp với mong muốn của mọi người.
4.3 Đánh giá hiệu quả chương trình team building
- Thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên sau khi tham gia chương trình: Phát phiếu khảo sát hoặc tổ chức buổi thảo luận để thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên về chương trình team building. Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với các hoạt động, dịch vụ, tổ chức,…
- Đánh giá hiệu quả của chương trình team building so với mục tiêu đề ra: So sánh kết quả thu được sau chương trình team building với mục tiêu đề ra ban đầu để đánh giá hiệu quả của chương trình. Xác định những điểm thành công và hạn chế để rút kinh nghiệm cho các chương trình team building tiếp theo.
- Rút kinh nghiệm cho các chương trình team building tiếp theo: Dựa trên kết quả đánh giá và ý kiến phản hồi của nhân viên, rút ra kinh nghiệm để tổ chức các chương trình team building hiệu quả hơn trong tương lai.
Chương trình team building là hoạt động quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp tăng cường sự gắn kết, hợp tác và hiệu quả làm việc. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức chương trình team building kỹ lưỡng để đạt hiệu quả cao nhất.
Tuy nhiên, việc tự tay lên kế hoạch và tổ chức team building có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Để tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí tổ chức team building, Bees Travel – đơn vị tổ chức team building chuyên nghiệp – sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Bees Travel cam kết mang đến những chương trình team building độc đáo, phù hợp với mục tiêu và ngân sách của từng doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chương trình Team Building cho doanh nghiệp:
- Địa chỉ: 17 Trương Hoàng Thanh, phường 12, quận Tân Bình, TPHCM
- Hotline: 028 6650 1068
- Website: https://beestravel.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/WeAreBeesTravel
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCqAyni7wBZd5PI5f7QFrsbg
- TikTok: https://www.tiktok.com/@beestravel.com.vn
