Đơn vị tổ chức team building giúp doanh nghiệp tạo ra một chương trình bài bản, ấn tượng. Thay vì tự lo liệu mọi khâu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí khi lựa chọn một agency chuyên nghiệp.
1. Vì sao nên lựa chọn đơn vị tổ chức team building
1.1 Tiết kiệm thời gian
Tổ chức team building đòi hỏi nhiều công đoạn như lên kế hoạch, tìm kiếm địa điểm, chuẩn bị hậu cần và điều phối nhân sự. Nếu tự tổ chức, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian và có thể gặp khó khăn trong việc quản lý. Trong khi đó, các đơn vị tổ chức team building sẽ có quy trình bài bản, giúp chương trình được triển khai nhanh chóng và hiệu quả. Việc hợp tác với các công ty này giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề về thời gian một cách hiệu quả.
1.2 Tối ưu ngân sách
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc thuê đơn vị tổ chức team building là tối ưu ngân sách. Họ thường sẽ có quan hệ hợp tác lâu dài với các đơn vị cung cấp dịch vụ như khách sạn, khu du lịch, nhà hàng, vận chuyển,… Vì vậy, agency có thể đem đến mức giá tốt hơn so với việc doanh nghiệp tự đặt từng dịch vụ riêng lẻ.
Hơn nữa, với báo giá trọn gói với chi phí rõ ràng, doanh nghiệp có thể kiểm soát ngân sách chặt chẽ, tránh tình trạng phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo một sự kiện chất lượng, chuyên nghiệp.
1.3 Ý tưởng sáng tạo
Các chương trình tự tổ chức thường dễ lặp lại, gây nhàm chán. Trong khi đó, đơn vị tổ chức team building có thể thiết kế những kịch bản mới lạ, dựa theo văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu chương trình.
Bên cạnh đó, họ mang đến concept đa dạng như amazing race hay kết hợp với CSR. Mỗi chủ đề đều được thiết kế chi tiết, đảm bảo tính gắn kết và mang lại trải nghiệm mới mẻ cho người tham gia.
1.4 Dịch vụ trọn gói
Đơn vị tổ chức team building sẽ cung cấp dịch vụ trọn gói, từ khách sạn, phương tiện di chuyển, F&B, dụng cụ team building, media, MC, giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về hậu cần hay chi tiết nhỏ trong chương trình.
Ngoài ra, họ có kế hoạch dự phòng cho sự cố như thời tiết xấu hay trục trặc kỹ thuật, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Sau sự kiện, doanh nghiệp còn được hỗ trợ tổng kết, đánh giá để nâng cao chất lượng cho những lần tổ chức tiếp theo.
2. Các dịch vụ đơn vị tổ chức team building cung cấp
2.1 Trước sự kiện
Giai đoạn chuẩn bị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Đơn vị tổ chức team building sẽ:
- Lên kế hoạch chi tiết: Xác định mục tiêu chương trình, lên kịch bản, dự trù ngân sách và xây dựng timeline cụ thể.
- Tư vấn địa điểm phù hợp: Tùy vào nhu cầu, số lượng người tham gia và ngân sách, đơn vị tổ chức sẽ gợi ý những địa điểm phù hợp như bãi biển, khu du lịch, resort, …
- Xây dựng concept & trò chơi: Xây dựng chủ đề độc đáo, đề xuất các thử thách, trò chơi phù hợp với concept.
- Chuẩn bị hậu cần: Bao gồm đặt khách sạn, phương tiện di chuyển, dịch vụ F&B, thuê dụng cụ team building, in ấn banner, huy chương, quà tặng…
- Nhân sự: Sắp xếp MC, hướng dẫn viên, điều phối, kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, quay phim, chụp ảnh.
2.2 Triển khai sự kiện
Khi chương trình bắt đầu, đơn vị tổ chức team building đảm nhận toàn bộ quá trình vận hành, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch:
- Điều phối chương trình: MC và quản trò sẽ hướng dẫn, kết nối các thành viên, giúp bầu không khí sôi động và hào hứng.
- Set up các hoạt động & trò chơi: Sắp xếp các thử thách theo kịch bản, chuẩn bị đạo cụ, giám sát quá trình để đảm bảo mọi người tham gia an toàn.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Điều chỉnh âm thanh, đạo cụ để quá trình tổ chức không bị gián đoạn.
- Kiểm soát rủi ro: Kịp thời xử lý các tình huống phát sinh như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hoặc chấn thương trong quá trình chơi.
2.3 Sau sự kiện
Đơn vị tổ chức sẽ tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp với các hoạt động sau sự kiện:
- Đánh giá: Ghi nhận phản hồi từ người tham gia
- Recap: Gửi lại album ảnh và video recap đã được chỉnh sửa cho doanh nghiệp.
- Hậu cần sau sự kiện: Thu dọn đạo cụ, thiết bị, hoàn tất các công việc còn lại và đảm bảo trả lại địa điểm đúng quy định.
3. Cách lựa chọn đơn vị tổ chức team building phù hợp
3.1 Kinh nghiệm
Kinh nghiệm của đơn vị tổ chức team building ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện. Một đơn vị giàu kinh nghiệm sẽ có quy trình làm việc chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro phát sinh. Họ cũng sẽ dễ nắm bắt tâm lý, nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó tư vấn các hình thức team building phù hợp.
Doanh nghiệp có thể đánh giá kinh nghiệm của đơn vị tổ chức qua số năm hoạt động, danh sách khách hàng từng hợp tác và đội ngũ nhân sự. Tham khảo đánh giá từ khách hàng cũ cũng giúp có cái nhìn thực tế hơn.
3.2 Các chương trình đã tổ chức
Những chương trình mà đơn vị tổ chức team building đã tổ chức sẽ thể hiện rõ ràng nhất về năng lực của họ. Danh sách các chương trình đã thực hiện giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ chuyên nghiệp, khả năng tổ chức và sự phù hợp với nhu cầu của mình.
Doanh nghiệp có thể xem qua portfolio, hình ảnh, video của các chương trình trước đó. Ngoài ra, nên tìm hiểu xem đơn vị tổ chức đã từng làm việc với doanh nghiệp có ngành nghề hoặc quy mô tương tự hay chưa.
3.3 Khả năng sáng tạo
Một chương trình team building ấn tượng cần ý tưởng sáng tạo, kịch bản độc đáo và phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp. Điều này giúp chương trình team building trở nên hấp dẫn, tạo trải nghiệm mới mẻ.
Doanh nghiệp có thể đánh giá bằng cách yêu cầu đề xuất concept, kịch bản theo nhu cầu cụ thể. Cần xem xét tính mới lạ, cá nhân hóa và sự khác biệt so với các chương trình trước.
4. Bees Travel – Đơn vị tổ chức team building uy tín
Bees Travel là đơn vị tổ chức team building chuyên nghiệp, cung cấp giải pháp trọn gói từ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đến triển khai sự kiện. Với kinh nghiệm tổ chức đa dạng cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, Bees Travel cam kết mang đến những chương trình sáng tạo, ấn tượng và phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
- Địa chỉ: 17 Trương Hoàng Thanh, phường 12, quận Tân Bình, TPHCM
- Hotline: 028 6650 1068
- Website: https://beestravel.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/WeAreBeesTravel
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCqAyni7wBZd5PI5f7QFrsbg
- TikTok: https://www.tiktok.com/@beestravel.com.vn
