Kế hoạch tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng để tạo nên sự thành công. Để xây dựng một bản kế hoạch hiệu quả, bạn hãy áp dụng 5 bước dưới đây.
1. Tìm hiểu thông tin cơ bản trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước đầu tiên để lập kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định rõ mục tiêu, loại hình, ý tưởng và chủ đề của sự kiện, cũng như thời gian và địa điểm tổ chức.
- Mục tiêu: Bạn muốn đạt được điều gì thông qua sự kiện này? Tăng cường nhận diện thương hiệu? Thu hút khách hàng tiềm năng? Hay đơn giản là tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác?
- Loại hình: Sự kiện của bạn thuộc loại nào? Hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ kỷ niệm, hay một sự kiện giải trí?
- Ý tưởng và chủ đề: Sự kiện của bạn sẽ xoay quanh chủ đề gì? Bạn muốn truyền tải thông điệp gì đến khách mời?
- Thời gian và địa điểm tổ chức: Chọn thời gian và địa điểm phù hợp với mục tiêu và đối tượng của sự kiện.
2. Xác định hạng mục cần thực hiện
Sau khi đã nắm rõ thông tin chung về sự kiện, bước tiếp theo là xác định các hạng mục cần làm. Đây là bước quan trọng giúp bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng công cụ Work Breakdown Structure (WBS) – Cấu trúc phân chia công việc. WBS là một phương pháp phân chia dự án thành các hạng mục nhỏ hơn, liên kết với nhau theo một cấu trúc logic. Ví dụ, hạng mục “Chuẩn bị địa điểm” có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ: Thuê địa điểm, trang trí, set up âm thanh ánh sáng. Bằng cách phân chia các hạng mục một cách chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý, phân công và theo dõi tiến độ của từng phần trong sự kiện.
3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
Khi công việc đã được xác định và phân nhỏ, bước tiếp bạn cần làm là lập kế hoạch tổ chức sự kiện thật chi tiết:
Xác định thời gian thực hiện: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi nhiệm vụ trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Nên tạo lịch trình thực hiện rõ ràng để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ.
Phân công nhân sự: Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người phụ trách mỗi nhiệm vụ. Và đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò của mình và có đầy đủ thông tin để thực hiện nhiệm vụ.
Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện của từng nhiệm vụ để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch. Để dễ dàng cập nhật tiến độ của sự kiện bạn nên sử dụng bảng tính, phần mềm quản lý dự án hoặc các công cụ hỗ trợ khác
4. Dự phòng rủi ro khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Chuẩn bị cho những rủi ro tiềm ẩn là điều cần thiết để đảm bảo kế hoạch tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
Xác định các rủi ro tiềm ẩn: Liệt kê tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện của bạn. Rủi ro có thể xuất hiện từ nhiều khía cạnh, từ khách mời, địa điểm, chương trình, thời tiết, logistics cho đến vấn đề tài chính.
Đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro: Sau khi liệt kê các rủi ro tiềm ẩn, bạn cần đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đến sự kiện. Sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 để đánh giá mức độ nghiêm trọng của mỗi rủi ro.
Lập kế hoạch dự phòng: Đối với mỗi rủi ro đã xác định, bạn cần chuẩn bị phương án dự phòng để xử lý chúng. Hãy đảm bảo các phương án dự phòng khả thi và có thể thực hiện được trong thời gian ngắn.
5. Dự trù ngân sách
Kế hoạch tổ chức sự kiện phải bám sát với ngân sách được duyệt. Nếu lập kế hoạch không chỉn chu, bạn rất dễ bị đội chi phí:
Liệt kê các khoản chi phí: Bao gồm chi phí thuê địa điểm, trang trí, âm thanh, ánh sáng, in ấn, quà tặng, dịch vụ ăn uống, nhân viên… Hãy liệt kê tất cả các khoản chi phí cần thiết và ước tính chi phí cho từng khoản.
Dự trù chi phí phát sinh: Luôn dự trù một khoản chi phí để xử lý các tình huống không lường trước. Hãy dự trù khoảng 10-20% ngân sách để ứng phó với các chi phí phát sinh.
Kiểm soát chi tiêu: Theo dõi chi tiêu thường xuyên để đảm bảo không vượt quá ngân sách. Hãy sử dụng bảng tính, phần mềm quản lý chi tiêu hoặc các công cụ hỗ trợ khác để theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách hiệu quả.
Tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Hy vọng với 5 bước hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, việc lên kế hoạch chỉ là bước đầu tiên. Để biến ý tưởng thành hiện thực, bạn cần có sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Bees Travel với đội ngũ nhân viên sáng tạo và nhiệt huyết, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những sự kiện hoàn hảo nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp:
- Địa chỉ: 17 Trương Hoàng Thanh, phường 12, quận Tân Bình, TPHCM
- Hotline: 028 6650 1068
- Website: https://beestravel.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/WeAreBeesTravel
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCqAyni7wBZd5PI5f7QFrsbg
- TikTok: https://www.tiktok.com/@beestravel.com.vn
